Использование графиков и диаграмм различного вида в презентациях (лекция)
Как поместить диаграмму на существующий слайд
Рассмотрим, каким образом можно поместить диаграмму на слайд. Для добавления диаграммы на слайд презентации нужно:
1. Откройте тот слайд, на который следует добавить диаграмму.
2. Далее действуйте, используя один из двух альтернативных способов.
Выберите команду меню Вставка/Диаграмма или щелкните на кнопке Добавление диаграммы панели инструментов Стандартная.
Образец диаграммы, оформленный согласно принятым установкам по умолчанию, и соответствующая ему таблица данных появятся на слайде:
Окно таблицы данных содержит несколько ячеек, причем каждая ячейка — это узел, образуемый на пересечении строки и столбца.
Чтобы ввести на ось X свои текстовые подписи вместо тех, что введены по умолчанию (в данном случае это — I кв., 2 кв. и т.д.), щелкните на ячейке 1кв таблицы данных. Ячейка выделится, теперь можно ввести текст собственной подписи для этого столбца (например, введите 2004 год, если предположить, что нужно сравнивать какие-то данные за разные годы). После перехода к следующей ячейке введенный вами текст появится на диаграмме.
- Если вводимый текст не помещается в объеме ячейки, ее можно раздвинуть с помощью мыши: ставим курсор на границу столбца, получи курсор в виде двунаправленной стрелки, зажав ЛКм, сдвинуть границу в нужном направлении.
- Щелкните мышью, чтобы перейти к следующей ячейке. Измените подпись следующего столбца. Таким же образом введите новые подписи во все столбцы диаграммы.
- Введите так же и названия строк.
- Закончив ввод данных, щелкните на свободном месте слайда. Диаграмма изменит свой вид с учетом введенных вами новых данных.
- Если исходная таблица данных, открытая по умолчанию, содержит лишнюю строку или столбец, этот ненужный элемент можно удалить. Для этого щелкните на номере строки или на букве столбца, чтобы выделить всю строку или весь столбец, а затем нажмите клавишу Delete, чтобы удалить этот элемент.
- Если возникла необходимость дальнейшей работы с диаграммой, просто дважды щелкните по ней.
При работе с диаграммой, можно использовать кнопки на Стандартной панели инструментов:
Для изменения типа диаграммы, щелкните по черной стрелке, около кнопки «Тип диаграммы» и выберите из раскрывшейся палитры наиболее подходящий вариант диаграммы.
Некоторым типам диаграмм можно придавать объемный вид. Если интересно посмотреть, как выбранная диаграмма будет выглядеть при наложении З-D-эффекта, выберите команду меню Диаграмма/Объемный вид. Откроется диалоговое окно Формат трехмерной проекции. Используя возможности этого окна, поэкспериментируйте со своей диаграммой — можно, например, уменьшить или увеличить ее, повернуть изображение и т.д.
При работе с круговой диаграммой можно, изъяв из нее один сектор, особо подчеркнуть вклад тех данных, которые этот сектор представлял.
Для того чтобы вырезать один из секторов круговой диаграммы, выполните следующие действия:
1. Выделите круговую диаграмму.
2. Щелкните мышью на самом большом секторе, чтобы выделить все сектора диаграммы.
3. Щелкните на том секторе, который необходимо вырезать.
4. Нажав и удерживая левую кнопку мыши, переместите сектор за пределы диаграммы на нужное расстояние. Чтобы вернуть сектор на свое место, перетащите его мышью в обратном направлении.
Обратите внимание! Несмотря на то, что таблица данных похожа на обычный рабочий лист Microsoft Excel, в ней не используются ни формулы, ни функции. Если необходимо использовать формулы или функции для вычисления каких-то величин графика или диаграммы — работайте в приложении Excel, а потом созданную таблицу импортируйте из Excel в PowerPoint, выбрав команду меню PowerPoint Вставка/Объект.
Использование организационных диаграмм
Существует еще один, достаточно полезный и ценный вид диаграмм — организационные диаграммы. Они позволяют наглядно отобразить любые отношения между элементами диаграммы. Организационные диаграммы часто применяют, чтобы показать иерархическую структуру любой организации (как структуру подразделений одной компании, так и структуру отношений, существующих в обществе в целом), схематически представить производственный процесс и т.д. Используя подобные диаграммы, можно эффектно подать собственные идеи и проекты, представленные в виде продуманно выстроенной схемы.
Подобно рассмотренным выше обычным диаграммам, организационные диаграммы также можно поместить либо на новый слайд, предварительно создав на нем специальное поле-заполнитель, либо на уже существующий слайд.
Наиболее простой путь создания на слайде организационной диаграммы, не требующий дальнейшего редактирования размеров полученного изображения, — вставить организационную диаграмму на новый слайд, содержащий одно или несколько предварительно размещенных полей-заполнителей, предназначенных для вставки будущей диаграммы. Для этого выполните следующие действия:
1. Создайте новый слайд.
2. Выберите команду Вставка/Рисунок/Схематическая диаграмма.
3. Выберите Организационная диаграмма.
Редактирование организационных диаграмм
Как вы могли заметить, организационные диаграммы представляют собой набор разнообразных геометрических фигур, соединенных между собой различными соединительными линиями. Изучив в предыдущей главе методику рисования элементов на слайдах, вы сможете самостоятельно создать организационную диаграмму, используя для этого средства панели инструментов Рисование. Но этот процесс отнимет массу времени и сам по себе достаточно утомителен. Поэтому, даже если вам покажется, что ни одна из базовых диаграмм, любезно предлагаемых библиотекой диаграмм PowerPoint,
не подходит — не отчаивайтесь. Любую организационную диаграмму можно отредактировать и довести ее структуру до желаемого вида. Для этого нужно просто переставить местами отдельные элементы диаграммы и добавить новые текстовые блоки или удалить лишние.
Когда PowerPoint вставляет диаграмму на слайд презентации, на экране автоматически появляется панель инструментов, соответствующая типу добавляемой диаграммы. За исключением некоторых различий в наборе кнопок, панели инструментов Диаграмма для всех типов диаграмм схожи и предоставляют доступ к практически одним и тем же инструментам, позволяющим редактировать любой из шести типов диаграмм диалогового окна Библиотека диаграмм.
Инструменты панели Диаграмма позволяют редактировать диаграмму на слайде, предоставляя следующие возможности для изменения базовой диаграммы.
В пункте «Добавить фигуру» вы можете встретить следующие команды:
- Подчиненный. На диаграмму добавляется новый текстовый блок, расположенный в структуре на уровень ниже выделенного. Новый блок соединяется линией с выделенным текстовым блоком.
- Коллега. На диаграмму добавляется новый текстовый блок, расположенный в структуре на том же уровне, что и выделенный. Новый блок соединяется линией с тем же блоком, с которым был соединен выделенный.
- Помощник. На диаграмму добавляется новый текстовый блок, расположенный в структуре на один уровень ниже выделенного. Однако новый блок соединяется с выделенным изогнутой соединительной линией, выходящей из его боковой стороны. Это указывает на то, что данный блок является помощником выделенному, а не обычным его подчиненным.
Рисование диаграмм
В принципе, любую диаграмму можно нарисовать используя инструменты панели Рисование.